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eTermin Online Terminplaner Neuigkeiten

Textfeld für freie Texteingabe auf Online Buchungsseite

Bei manchen Dienstleistungen möchte man ev. dem Terminbucher die Möglichkeit geben, in einem freien Textfeld Anmerkungen zu machen. Das freie Textfeld kann in Konfiguration > Dienstleistungen > Auswahlmöglichkeiten hinterlegt werden. Sie können dazu eine neue Dienstleistungsgruppe anlegen und diese beliebig benennen. 

 

Layout "Verfügbare Tage" je Dienstleistung

Je zu buchender Dienstleistung kann festgelegt werden ob auf der zweiten Seite der Online Terminbuchungsseite die verfügbaren Tage in Listen- oder Kalenderform dargestellt werden. Wenn Sie die Option "Globale Einstellung" verwenden, wird die Einstellung verwendet die Sie in im Reiter "Farben & Layout > Layout > Layout "Verfügbare Tage" eingestellt haben. Standardmäßig ist "Globalle Einstellung" in der Dienstleistung hinterlegt und beim Layout die Einstellung "Kalender".




Wenn Sie bspw. Seminare oder Kurse mit nur wenigen Terminen anbieten, dann kann es Sinn machen die Einstellung entsprechend auf Liste umzustellen. 

Limitierung auf maximale Termindauer je Kalender

Aktivieren Sie diese Option damit dieser Kalender / Mitarbeiter oder Ressource nicht berücksichtigt wird, wenn eine bestimmte Termindauer überschritten wurde. Ist das Limit vom Kalender z.B. 60 Minuten und die Termindauer der auf der Online Buchungsseite ausgewählten Dienstleistungen beträgt 90 Minuten, dann ist es nicht möglich einen Termin in diesem Kalender zu buchen. Diese Option ist nur aktiv, wenn im Feld "Terminvergabe Zeitdauer" der Eintrag "automatisch (Zeitdauer wird berechnet anhand der gewählten Dienstleistungen)" ausgewählt ist.



"Terminfinder" bei manuellem Eintrag in Kalender

Über die Online Terminbuchungsseite gebuchte Termine werden automtisch in den eTermin Kalender übertragen. Falls Ihre Kunden aber telefonisch oder vor Ort einen Termin anfragen, dann können Sie diesen über den Terminfinder ganz einfach eintragen. Der Terminfinder kann entweder über den Button "Terminfinder" oben neben der Suchleiste aufgerufen werden oder mittels Doppelklick direkt beim gewünschten Zeitslot im eTermin Kalender.

Es öffnet sich danach das Termineditierfenster. Es gibt gründsätzlich zwei Möglichkeiten um den Termin zu erstellen:

1. Erstellen eines Termins unabhängig von den Verfügbarkeitszeiten
Wählen Sie den Reiter "Manuell" und Start- und Enddatum des Termins. Danach wählen oder ändern Sie den gewünschten Mitarbeiter oder die Ressource. Sie können alternativ noch eine Dienstleistung auswählen und die Kontaktdaten eingeben. 

 

2. Erstellen eines Termins mit Anzeige der verfügbaren Termine
Wählen Sie den Reiter "Terminsuche" und dort die gewünschte(n) Dienstleistung(en). Sie können bei den Termindetails die Dienstleistungen nach den zugeordneten Kalendern filtern, sodass nur diejenigen Leistungen angezeigt werden, die auch in diesem Kalender buchbar sind.

Klicken Sie dann auf "Erstmögliche Termine anzeigen" damit Ihnen die nächsten freien Terminslots für die gewählte(n) Dienstleistung(en) und Mitarbeiter bzw. Kalender angezeigt werden. Alternativ können Sie auch einen bestimmten Tag auswählen mittels "Termine für bestimmten Tag anzeigen". 


Verfügbarkeitszeiten an bestimmten Tagen in eTermin importieren

in eTermin kann man für jeden Mitarbeiter / Kalender oder Ressource die Verfügbarkeitszeiten in der Benutzeroberfläche hinterlegen. Dies kann sowohl für wöchentlich wiederholende Verfügbarkeitszeiten (bspw. die Öffnungszeiten) wie auch für Verfügbarkeitszeiten an bestimmten Tagen gemacht werden. 

Die Verfügbarkeitszeiten an bestimmten Tagen können auch aus einer Datei importiert werden, sodass die manuelle Eingabe in der eTermin Benutzerfläche entfällt. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn ein Schichtplan oder änliches bereits in einer Excel Tabelle oder anderem Rohformat vorliegt.  

 

Buchungsreferenz Code generieren

Aktivieren Sie die Option in der Konfiguration > Einstellungen > Allgemein, damit ein eindeutiger Buchungsreferenz Code für jeden online gebuchten Termin erstellt wird. Dieser Buchungscode wird in der Bestätigungsemail, welche an Sie und an Ihre Kunden gesendet wird, angezeigt.

Damit kann man bspw. Führungen und andere Events abbilden und den Zugang für diese Codes entsprechend zulassen. 



Zusätzlich könnte man für solche Anwendungsfälle auch den QR Code in der Terminbestätigungs-Email aktivieren, damit die eindeutige AppointmentID entsprechend per QR Reader überprüft werden kann. 

Mehrfachbuchung je Dienstleistung

Aktivieren Sie diese Option wenn diese Dienstleistung für einen Termin mehrfach gebucht werden kann.

Das ist z.B. sinnvoll wenn Sie eine Dienstleistung "Führerschein ausstellen" bei einer Behörde haben und Sie abfragen möchten, wie viele Führerscheine der Terminbucher ausstellen lassen will. Die max. Anzahl kann in der Konfiguration hinterlegt werden. Bei aktivierter Option erscheint eine Auswahlbox neben der Dienstleistungsbeschreibung wo man dann die entsprechende Anzahl auswählen kann.

Die Termindauer der gebuchten Dienstleistung wird dann mit der Anzahl multipliziert.



Minimaler Zeitraum vor Termin je Dienstleistung

Je zu buchender Dienstleistung kann festgelegt werden, welchen Zeitraum im Vorraus der Termin mindestens gebucht werden muss. Wenn Sie bspw. 6 Stunden eingeben so bedeutet dies, dass ein Kunde der um 10 Uhr bucht die ersten freien Termine zur Buchung um 16 Uhr angeboten bekommt. Kein Limit bedeutet, dass bis unmittelbar zum freien Termin noch gebucht werden kann.

Wenn Sie die Option "Globale Einstellung" verwenden, wird die Einstellung verwendet die Sie im Reiter Konfiguration > Einstellungen > Allgemein bei "Minimaler Zeitraum vor Termin" eingestellt haben. 



Frohes Neues Jahr!



Wir hoffen Sie sind gut ins Neue Jahr gerutscht! 

Viel Glück, Erfolg und Gesundheit im Jahr 2018 wünscht Ihnen das eTermin Team!

eTermin wünscht frohe Weihnachten und erholsame Feiertage!




Lieber Kunde und Geschäftspartner,


das bevorstehende Weihnachtsfest lädt ein nochmal auf das vergangene Jahr zurückzublicken. Auch wir blicken gerne zurück,bedanken uns ganz herzlich für Ihr entgegengebrachtes Vertrauen und freuen uns sehr auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.



Nun wünschen wir Ihnen aber erst einmal einen guten Jahresabschluss und erholsame Feiertage zusammen mit der Familie und im Kreis von Freunden!




Herzliche Grüße

Ihr eTermin-Team