eTermin Blog

eTermin Online Terminplaner Neuigkeiten

DSGVO - Auftragsverarbeitung (AV, ADV)

Die Verarbeitung im Auftrag oder Auftragsverarbeitung (AV) - früher auch Auftragsdatenverarbeitung (ADV) genannt - ist die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister (im konkreten Fall mit eTermin GmbH) auf Weisung des Auftraggebers (Sie als unser Kunde).

Nach DSGVO muss jedes Unternehmen einen AV-Vertrag abschließen, das personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten lässt. Lt. Art.28, Abs. 9 DSGVO kann die AV auch in elektronischer Form abgeschlossen werden.

Klicken Sie auf den Link oder gehen Sie in Ihren eTermin Account zum  Reiter Account Verwalten > Datenschutz um die AV mit uns abzuschließen. 




DSGVO - Datenschutzbestimmungen während Online Terminbuchung

Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die sichere Verarbeitung personenbezogener Daten von EU-Bürgern. Art 6 und Art. 7 DSGVO regeln die Bedingungen für die Verarbeitung und die Einwilligung zur Datenerhebung. Dies gilt auch für die Erhebung und Bearbeitung der Kontaktdaten Ihrer Kunden und Patienten auf der Online Terminbuchungsseite. 

 

Wir haben mit einem Datenschutzbeauftragen und IT Rechtsanwalt einen Mustertext zur DSGVO konformen Datenschutzerklärung erstellt, welcher standardmäßig auf Ihrer Online Terminbuchungsseite sichtbar ist. 



Durch Klick auf die Datenschutzerklärung öffnet sich ein Fenster mit den rechtlichen Bestimmungen für die  Erhebung der persönlichen Daten, der Möglichkeit zum Widerruf, den Rechten der Kunden und Patienten, sowie der Hinweis auf den Verwantwortlichen im Impressum. 



Sie können den kompletten Text nach Bedarf anpassen. Gehen Sie dazu in Ihren eTermin Account > Buchungsseite > Konfiguration > Einstellungen > Standardtexte. Dort finden Sie den Eintrag Datenschutzerklärung. 



Zusätzlich können Sie im Reiter Buchungsseite > Konfiguration > Einstellungen > Allgemein festlegen, ob die Datenschutzerklärung explizit per Checkbox akzeptiert werden muss. 



Auf der Online Terminbuchungsseite muss diese Checkbox nun explizit angeklickt werden bevor der Kunde oder Patient die Terminbuchung abschließen kann. Den Text neben der Checkbox können Sie ebenfalls anpassen. Sie finden diesen in Ihrem eTermin Account > Buchungsseite > Konfiguration > Einstellungen > Standardtexte im Feld "Datenschutzerklärung Bestätigungstext". 

 


Das gleiche Vorgehen können Sie für die Hinterlegung und Akzeptierung der AGB und Stornobedingungen durchführen.  

DSGVO - Recht auf Vergessenwerden bzw. Löschungspflicht

Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die sichere Verarbeitung personenbezogener Daten von EU-Bürgern. Art. 17 DSGVO regelt die Bedingungen für das Löschen von personenbezogene Daten. Die Löschung hat bspw. zu erfolgen wenn die personenbezogenen Daten nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, notwendig sind. 

Sie können im eTermin Account im Reiter Account Verwalten > Datenschutz die Aufbewahrungsdauer der Termine definieren, sodass diese automatisch nach der von Ihnen definierten Zeit aus dem eTermin System gelöscht werden. 

Hinweis: Gelöschte Termine werden dann auch nicht mehr in der Terminhistorie eines Kunden oder in den Statistiken angezeigt.  

Wichtig: Es handelt sich hierbei NICHT um eine rechtliche Empfehlung! Jede Organisation sollte für sich die notwendigen Schritte unternehmen, um DSGVO konform zu arbeiten.




"Negative" Terminbuchung

Aktivieren Sie diese Option in der Konfiguration > Einstellunge > Allgemein, wenn Sie die Möglichkeit bieten möchten, dass sich Personen für ein bestimmtes Ereignis abmelden können und dies auch protokolliert wird. Firmen ab einer bestimmten Größe müssen z.B. Gesundheitskurse für die Mitarbeiter anbieten und es besteht eine Nachweispflicht, dass dieser Kurs allen Mitarbeitern angeboten wurde.



Standardwert für Kalenderansicht festlegen

Je nach Anwendungsfall kann es sinnvoll sein den Kalender entweder in der Tages- oder Wochenansicht standardmäßig zu laden. Es gibt dazu 3 Einstellungen im eTermin Account.




Automatisch: Bei Accounts mit mehreren Kalendern wird standardmäßig die Tagesansicht geladen. Bei Accounts mit einem Kalender standarmäßig die Wochenansicht.

 

Tagesansicht: Es wird immer die Tagesansicht geladen, unabhängig von der Anzahl der genutzten Kalender.

 

Wochenansicht: Es wird immer die Wochenansicht geladen, unabhängig von der Anzahl der genutzten Kalender. 

 

Selbstverständlich können Sie jederzeit zwischen den Ansichten umschalten. Beim Neuladen des Kalenders und beim erneuten Login greift wieder der oben eingestellte Wert.



Automatische Generierung von Wartenummern

Aktivieren Sie diese Option  unter Konfiguration > Kalender & Verfügbarkeiten > Allgemein, damit eine Wartenummer bei Buchung in diesen Kalender generiert wird und diese in der Terminbestätigungs-Email angezeigt wird. Dazu müssen Sie den Platzhalter "WAITNUMBER" in der entsprechenden E-Mail Vorlage unter Einstellungen > Allgemein > Standardtexte eingeben.

 

Textfeld für freie Texteingabe auf Online Buchungsseite

Bei manchen Dienstleistungen möchte man ev. dem Terminbucher die Möglichkeit geben, in einem freien Textfeld Anmerkungen zu machen. Das freie Textfeld kann in Konfiguration > Dienstleistungen > Auswahlmöglichkeiten hinterlegt werden. Sie können dazu eine neue Dienstleistungsgruppe anlegen und diese beliebig benennen. 

 

Layout "Verfügbare Tage" je Dienstleistung

Je zu buchender Dienstleistung kann festgelegt werden ob auf der zweiten Seite der Online Terminbuchungsseite die verfügbaren Tage in Listen- oder Kalenderform dargestellt werden. Wenn Sie die Option "Globale Einstellung" verwenden, wird die Einstellung verwendet die Sie in im Reiter "Farben & Layout > Layout > Layout "Verfügbare Tage" eingestellt haben. Standardmäßig ist "Globalle Einstellung" in der Dienstleistung hinterlegt und beim Layout die Einstellung "Kalender".




Wenn Sie bspw. Seminare oder Kurse mit nur wenigen Terminen anbieten, dann kann es Sinn machen die Einstellung entsprechend auf Liste umzustellen. 

Limitierung auf maximale Termindauer je Kalender

Aktivieren Sie diese Option damit dieser Kalender / Mitarbeiter oder Ressource nicht berücksichtigt wird, wenn eine bestimmte Termindauer überschritten wurde. Ist das Limit vom Kalender z.B. 60 Minuten und die Termindauer der auf der Online Buchungsseite ausgewählten Dienstleistungen beträgt 90 Minuten, dann ist es nicht möglich einen Termin in diesem Kalender zu buchen. Diese Option ist nur aktiv, wenn im Feld "Terminvergabe Zeitdauer" der Eintrag "automatisch (Zeitdauer wird berechnet anhand der gewählten Dienstleistungen)" ausgewählt ist.



"Terminfinder" bei manuellem Eintrag in Kalender

Über die Online Terminbuchungsseite gebuchte Termine werden automtisch in den eTermin Kalender übertragen. Falls Ihre Kunden aber telefonisch oder vor Ort einen Termin anfragen, dann können Sie diesen über den Terminfinder ganz einfach eintragen. Der Terminfinder kann entweder über den Button "Terminfinder" oben neben der Suchleiste aufgerufen werden oder mittels Doppelklick direkt beim gewünschten Zeitslot im eTermin Kalender.

Es öffnet sich danach das Termineditierfenster. Es gibt gründsätzlich zwei Möglichkeiten um den Termin zu erstellen:

1. Erstellen eines Termins unabhängig von den Verfügbarkeitszeiten
Wählen Sie den Reiter "Manuell" und Start- und Enddatum des Termins. Danach wählen oder ändern Sie den gewünschten Mitarbeiter oder die Ressource. Sie können alternativ noch eine Dienstleistung auswählen und die Kontaktdaten eingeben. 

 

2. Erstellen eines Termins mit Anzeige der verfügbaren Termine
Wählen Sie den Reiter "Terminsuche" und dort die gewünschte(n) Dienstleistung(en). Sie können bei den Termindetails die Dienstleistungen nach den zugeordneten Kalendern filtern, sodass nur diejenigen Leistungen angezeigt werden, die auch in diesem Kalender buchbar sind.

Klicken Sie dann auf "Erstmögliche Termine anzeigen" damit Ihnen die nächsten freien Terminslots für die gewählte(n) Dienstleistung(en) und Mitarbeiter bzw. Kalender angezeigt werden. Alternativ können Sie auch einen bestimmten Tag auswählen mittels "Termine für bestimmten Tag anzeigen".